La gestion de la flotte automobile au sein de l'entreprise soulève des enjeux juridiques et financiers majeurs : chaque infraction, accident dégradation du véhicule est susceptible d'engager la responsabilité de l'employeur. Un cadre rigoureux et correctement appliqué reste toutefois la meilleure protection en cas de litige.

Les règles de mise à disposition des véhicules de fonction et de service

Le véhicule de service est réservé à un usage strictement professionnel : le salarié doit le restituer en dehors de son temps de travail et ne peut pas l'utiliser pour ses trajets personnels. Sa mise à disposition qui est commune à plusieurs salariés, se fait par la mise en place d’une charte accompagnée d’un carnet de bord. Ces éléments sont essentiels pour assurer la traçabilité de la flotte, mais également utile en cas de contrôle URSSAF.
Le véhicule de fonction, lui, peut être utilisé librement à titre personnel (week-ends, vacances…) : il constitue un avantage en nature qui s'ajoute à la rémunération du salarié. Sa mise à disposition se fait par le biais du contrat de travail.
L'employeur doit impérativement définir les conditions d'utilisation des véhicules ainsi que la prise en charge des frais afférents (péage, parking, entretien, assurance...). L’employeur est garant de l’entretien du véhicule.
Il peut demander au salarié les informations relatives à son permis de conduire si le poste l'exige. En revanche, il lui est interdit de collecter des informations sur le nombre de points détenus (Code de la route, art. L223-7).
Il doit également souscrire une assurance couvrant les dommages matériels causés au véhicule. En cas d'accident, le salarié ne peut être tenu de prendre à sa charge les dommages ou la franchise d'assurance.

Les responsabilités de l'employeur en cas d'infraction, d'accident ou de dégradation

La règle de base : c'est celui qui conduit qui est responsable et qui perd ses points. Pour l'amende, tout dépend de la façon dont l'infraction est constatée : si le salarié est intercepté, il paie directement et perd les points. Si l'infraction est détectée par radar, l'avis part d'abord vers l'entreprise, qui doit désigner le conducteur réel dans les 45 jours (LRAR ou site de l'ANTAI) ; le salarié devient alors redevable de l'amende et des points.
Concernant le stationnement, l'employeur n'a donc pas d'obligation de désigner en cas de PV pour stationnement, même s'il a intérêt à le faire pour ne pas supporter le coût de la contravention.
À défaut de désignation dans les 45 jours, la personne morale encourt une amende forfaitaire de 675 €.
En principe, c'est le conducteur qui est pénalement responsable d'une infraction au Code de la route. Mais par présomption, c'est le titulaire de la carte grise qui est redevable de l'amende, d'où l'obligation de désignation pour l'employeur.
En cas d'accident ou de dégradation, une déclaration à l'assurance permet la prise en charge des réparations. Une simple imprudence relève du risque du métier (rappel à l'ordre au plus).
En cas de dégradation d’un véhicule par le salarié ou de mise en fourrière résultant en général d'une infraction (stationnement gênant, défaut de contrôle technique...), l’employeur doit prendre en charge les réparations et les frais et ne peut pas retenir sur le salaire du concerné les frais liés à la remise en état du véhicule, sauf en cas de faute lourde (cas difficile à établir car l’employeur doit prouver l’intention de nuire). Le salarié pourra en revanche être sanctionné disciplinairement pour ne pas avoir pris soin du véhicule qui lui a été confié. L'employeur conserve son pouvoir disciplinaire si le salarié ne respecte pas ses engagements.

Les risques liés à la conduite sous l'emprise de l'alcool ou de stupéfiants

Conduire en état d'ivresse ou sous stupéfiants est une infraction pénale sérieuse pour le salarié (amende, retrait de points, suspension du permis). Pour l'employeur, deux responsabilités se superposent : informer et prévenir ces risques, et sanctionner — ce comportement constituant en général une faute grave pouvant conduire à un licenciement, surtout en cas de lien avec une mission professionnelle. Un fait commis dans la vie strictement privée est traité avec plus de nuance.

L'employeur ne peut recourir à un test d'alcoolémie, dès lors que l'état d'ébriété du salarié est susceptible d'exposer des biens ou des personnes à un danger (Cass. soc. 31 mars 2015, n°13-25436, BC V n°69), que s'il est prévu par le règlement intérieur ou une note de service, et les salariés doivent être informés de leur droit à solliciter une contre-expertise.

Les sanctions applicables en cas de manquement du salarié

Il peut envisager de prendre une sanction disciplinaire qui doit être proportionnée à la gravité des faits et à leur répétition. En revanche, il est interdit d'infliger une sanction pécuniaire : pas de retenue sur salaire du coût de l'amende ou des réparations, pas de suppression du véhicule dans le seul but de punir financièrement le salarié.

Les bonnes pratiques pour sécuriser la gestion de sa flotte automobile

La gestion du risque routier en entreprise doit être encadrée juridiquement. Notre service juridique vous recommande :

  • La mise en place d'une charte de mise à disposition (Car Policy) claire et opposable ;
  • La rédaction d’un avenant au contrat pour formaliser la mise à disposition ;
  • Un audit juridique annuel de la flotte pour rester en conformité.

 

N'hésitez pas à vous rapprocher de votre interlocuteur habituel pour être accompagné dans ces démarches.

Article écrit par Mélina Benmessaoud, juriste en droit des sociétés.