Prorogation jusqu’au 30/11/20 des modalités dérogatoires de tenue des réunions d’AG et organes dirigeants (initialement prévue pour les réunions tenues entre le 12/03/2020 et le 31/07/2020). Cela concerne notamment la possibilité, même si cela n’est pas prévu dans les statuts, de :

  • Tenir la réunion à « huis clos »
  • Informer les participants par voie dématérialisée
  • Recourir aux conférences audiovisuelles ou téléphoniques, à la consultation écrite ou au vote par correspondance
  • Répondre par courriel aux demandes de communication et d’information préalables aux assemblées

A titre exceptionnel et dérogatoire, et même si les statuts ne le prévoient pas, il est possible de tenir une assemblée à « huis clos » ce qui implique que les membres de l’assemblée y participent mais ne sont pas physiquement présents.

Cette modalité s’applique sur décision de l’organe habituellement compétent pour convoquer l’assemblée même si la convocation a déjà été faite avant l’entrée en vigueur du confinement et, a contrario, même si à la date de l’AG se retrouve finalement après la levée du confinement. Pour toutes les décisions relevant habituellement de la compétence de l’AG et donc y compris pour l’arrêté des comptes.

Cette assemblée à huis-clos se tiendra par conférence téléphonique ou audiovisuelle ou encore par consultation écrite et vote à distance, sous réserve notamment d’être en mesure de pouvoir identifier les membres présents, d’assurer la faisabilité des débats (notamment sur les modalités de connexion de chacun : son, vidéo, …) mais également d’avoir assuré en amont la correcte information des membres (sur les modalités de réalisation de la réunion, sur l’ordre du jour et par la communication des documents obligatoire dans le respect des délais et formalités nécessaires, …)

Le rapport de gestion devra contenir, dans le cadre des événements postérieurs à la clôture, tous les éléments nécessaires à l’information des associés sur les impacts de cette crise sanitaire concernant l’activité de la société (fonctionnement, situation financière, risques encourus et appréciation de la poursuite de l’activité).

Par ailleurs, le cas échéant, si des informations ou précisions complémentaires sont disponibles entre la date de rédaction du rapport de gestion et la date de l’assemblée générale, il reviendra aux organes compétents (conseil d’administration, gérant, président, …) de faire une communication spécifique sur ces éléments à l’assemblée générale, en complément de la lecture du rapport de gestion.